ŽP Informatika s.r.o.

ŽP SOFT® Registratúra

ŽP SOFT® Registratúra sa stane neoceniteľným pomocníkom pri vašej práci s dokumentmi. Ako elektronický asistent vám ľahko vyhľadá a sprístupní to, čo by ste v šanónoch dlho hľadali.  Na začiatok mu stačí zopár údajov a potom sa už o všetko postará sám. Je vždy k dispozícii a nepotrebuje ani prestávku na obed.

Vaše dokumenty bezpečne a hlavne čitateľne uschová. Nemusíte strácať čas sledovaním predpisov, systém spĺňa nároky a požiadavky definované platnou legislatívou a zabezpečuje súlad so zmenami právnych noriem. Ako správny asistent bude strážiť aj prístup k dokumentom a každého pustí iba tam, kam mu podľa jeho pracovnej náplne prináleží.

Náš systém riadi a zaznamenáva celý životný cyklus dokumentov v súlade s vašimi internými predpismi.

Popis systému

ŽP SOFT® Registratúra umožňuje evidenciu objektov registratúry, podporuje postupy ich vybavenia a ukladanie v dátovom úložisku. Súčasťou informačného systému je definovanie pracovných rolí používateľov a nastavenie prístupu k objektom registratúry.

Charakteristika systému

ŽP SOFT® Registratúra riadi a zaznamenáva celý životný cyklus dokumentov vo vnútri organizácie v súlade s internými predpismi o vedení registratúry. Je vhodná pre riadenie všetkých dokumentov organizácie a to od doručenia korešpondencie, cez pridelenie dokumentov na spracovanie oprávneným zamestnancom, vypracovanie odpovede, až po riadenie korešpondencie na odoslanie.

Práca s dokumentmi využíva workflow systém, vďaka ktorému dokument dostane na spracovanie zamestnanec s príslušnými právomocami.

Okrem štandardných funkcií vytvorenia záznamu v elektronickej evidencii, jeho úpravy, stornovania a modifikácie systém ponúka v rámci vytvárania nových registratúrnych záznamov možnosti využitia metadát – kópia, použitie vzoru, prednastavené hodnoty číselníkových údajov, čo zefektívňuje prácu v rámci informačného systému.

Všetky spisy sú po uzavretí automaticky vyraďované a v súlade s platnými právnymi predpismi uložené v registratúrnom stredisku. Po uplynutí stanovenej doby sú spisy skartované alebo presunuté do štátneho archívu.

 

Náhľad obrazovky pracovného prostredia ŽP SOFT® Registratúra

 

Elektronický archív

Bez ohľadu na pôvodnú formu dokumentov ŽP SOFT® Registratúra zabezpečí centrálne uloženie všetkých dokumentov v elektronickej forme. Papierové dokumenty sa  naskenujú a zaradia do spisu. Ďalej už môžete pracovať iba s elektronickým formátom.

Výhody elektronického archívu:

  • žiadny dokument sa nestratí
  • rýchly prístup a vyhľadávanie dokumentov
  • kontrola obehu dokumentov
  • konštantná čitateľnosť
  • stála dostupnosť

Automatizácia procesov

S našim systémom budete mať pod kontrolou celý životný cyklus dokumentu.

Automatizácia procesov administratívnych činností:

  • znižuje čas na spracovanie dokumentov,
  • umožňuje kontrolu práce s dokumentmi,
  • eliminuje riziko administratívnych chýb.

Použité technológie

Systém je vyvinutý v trojvrstvovej architektúre, ktorá pozostáva z klientskej pracovnej stanice, vrstvy aplikačného servera a databázového servera. Systém je vyvinutý za použitia programovacieho aparátu a nástrojov JAVA8 a JAVA infraštruktúry ŽP Informatika.

Nastavenie používateľských oprávnení garantuje bezpečnosť a možnosť prístupu iba autorizovaným používateľom na základe presne definovaných oprávnení.

Servis

Systém je vyvinutý našou spoločnosťou. V rámci prevádzkových podmienok poskytujeme 24 hodinový hotline, pravidelné zálohovanie, vysokú bezpečnosť, monitoring a servis.

Vlastnosti a výhody systému

  • podpora všetkých operačných systémov
  • prehľadné  používateľské rozhranie
  • spracovanie čiarových kódov
  • automatické vypĺňanie hlavičkového papiera
  • workflow (podpora pre pracovné procesy)
  • integrácia s dokument manažment systémom
  • pravidelné zálohovanie záznamov
  • automatizovaná archivácia
  • import skenovaných dokumentov
  • vytváranie záznamov cez aplikáciu Microsoft Outlook