ŽP Informatika s.r.o.

ŽP SOFT® Registratúra

ŽP SOFT® Registratúra sa stane neoceniteľným pomocníkom pri vašej práci s dokumentmi. Ako elektronický asistent vám ľahko vyhľadá a sprístupní to, čo by ste v šanónoch dlho hľadali.  Na začiatok mu stačí zopár údajov a potom sa už o všetko postará sám. Je vždy k dispozícii a nepotrebuje ani prestávku na obed.

Vaše dokumenty bezpečne a hlavne čitateľne uschová. Nemusíte strácať čas sledovaním predpisov, systém spĺňa nároky a požiadavky definované platnou legislatívou a zabezpečuje súlad so zmenami právnych noriem. Ako správny asistent bude strážiť aj prístup k dokumentom a každého pustí iba tam, kam mu podľa jeho pracovnej náplne prináleží.

Náš systém riadi a zaznamenáva celý životný cyklus dokumentov v súlade s vašimi internými predpismi.

Popis systému

ŽP SOFT® Registratúra umožňuje evidenciu objektov registratúry, podporuje postupy ich vybavenia a ukladanie v dátovom úložisku. Súčasťou informačného systému je definovanie pracovných rolí používateľov a nastavenie prístupu k objektom registratúry.

Charakteristika systému

ŽP SOFT® Registratúra riadi a zaznamenáva celý životný cyklus dokumentov vo vnútri organizácie v súlade s internými predpismi o vedení registratúry. Je vhodná pre riadenie všetkých dokumentov organizácie a to od doručenia korešpondencie, cez pridelenie dokumentov na spracovanie oprávneným zamestnancom, vypracovanie odpovede, až po riadenie korešpondencie na odoslanie.

Práca s dokumentmi využíva workflow systém, vďaka ktorému dokument dostane na spracovanie zamestnanec s príslušnými právomocami.

Okrem štandardných funkcií vytvorenia záznamu v elektronickej evidencii, jeho úpravy, stornovania a modifikácie systém ponúka v rámci vytvárania nových registratúrnych záznamov možnosti využitia metadát – kópia, použitie vzoru, prednastavené hodnoty číselníkových údajov, čo zefektívňuje prácu v rámci informačného systému.

Všetky spisy sú po uzavretí automaticky vyraďované a v súlade s platnými právnymi predpismi uložené v registratúrnom stredisku. Po uplynutí stanovenej doby sú spisy skartované alebo presunuté do štátneho archívu.

Náhľad obrazovky pracovného prostredia ŽP SOFT® Registratúra

Elektronický archív

Bez ohľadu na pôvodnú formu dokumentov ŽP SOFT® Registratúra zabezpečí centrálne uloženie všetkých dokumentov v elektronickej forme. Papierové dokumenty sa  naskenujú a zaradia do spisu. Ďalej už môžete pracovať iba s elektronickým formátom.

Výhody elektronického archívu:

  • žiadny dokument sa nestratí
  • rýchly prístup a vyhľadávanie dokumentov
  • kontrola obehu dokumentov
  • konštantná čitateľnosť
  • stála dostupnosť

Automatizácia procesov

S našim systémom budete mať pod kontrolou celý životný cyklus dokumentu.

Automatizácia procesov administratívnych činností:

  • znižuje čas na spracovanie dokumentov,
  • umožňuje kontrolu práce s dokumentmi,
  • eliminuje riziko administratívnych chýb.

Elektronické schránky

Náš systém je integrovaný na elektronickú schránku Ústredného portálu verejnej správy  (portál slovensko.sk), vďaka čomu nie je potrebné prihlásenie sa do elektronickej schránky použitím občianskeho preukazu.

Prístup do elektronickej schránky sa nastaví priamo v systéme , ktorý potom zabezpečí stiahnutie údajov priamo do registratúry. Systém automaticky priradí doručenky, autorizácie, notifikácie a iné dokumenty k existujúcemu spisu.

Vlastnosti a výhody systému

  • podpora všetkých operačných systémov
  • prehľadné  používateľské rozhranie
  • spracovanie čiarových kódov
  • automatické vypĺňanie hlavičkového papiera
  • workflow (podpora pre pracovné procesy)
  • integrácia s dokument manažment systémom
  • pravidelné zálohovanie záznamov
  • automatizovaná archivácia
  • import skenovaných dokumentov
  • vytváranie záznamov cez aplikáciu Microsoft Outlook
  • integrácia na elektronickú schránku Ústredného portálu verejnej správy

Použité technológie

Systém je vyvinutý v trojvrstvovej architektúre, ktorá pozostáva z klientskej pracovnej stanice, vrstvy aplikačného servera a databázového servera. Systém je vyvinutý za použitia programovacieho aparátu a nástrojov JAVA8 a JAVA infraštruktúry ŽP Informatika.

Nastavenie používateľských oprávnení garantuje bezpečnosť a možnosť prístupu iba autorizovaným používateľom na základe presne definovaných oprávnení.

Servis

Systém je vyvinutý našou spoločnosťou. V rámci prevádzkových podmienok poskytujeme 24 hodinový hotline, pravidelné zálohovanie, vysokú bezpečnosť, monitoring a servis.

Viac informácií k produktu nájdete na produktovej stránke www.zpregistratura.sk