ŽP Informatika s.r.o.

ŽP SOFT® DMS

Dokument manažment systém – Inteligentný spôsob správy a riadenia dokumentov.

ŽP SOFT® DMS je softwarové riešenie určené na správu, uchovávanie a prezeranie dokumentov. Slúži ako centrálna databáza rôznych dokumentov s riadeným prístupom. Dokumentom sa rozumie elektronická forma údajov v ľubovoľnom formáte, ktorý je podporovaný pri prezeraní na klientskej pracovnej stanici.

ŽP SOFT® DMS prináša systematizáciu práce, sledovania, riadenia obehu a ukladania elektronických dokumentov a obrazov papierových dokumentov. Systém aktívne pracuje a využíva integrovaný workflow – automatizáciu podnikových procesov, počas ktorej sú dokumenty, informácie alebo úlohy presúvané od jedného účastníka k druhému pre ďalšie spracovanie alebo schvaľovanie, ktoré zodpovedá definovanej organizačnej štruktúre.

Popis produktu

Každý papierový dokument zo svojej podstaty existuje v jednom časovom okamžiku iba na jednom mieste. Buď je chránený fyzickým zabezpečením (trezor, archív), alebo je spracovávaný v rámci procesov spoločnosti. Tu sa stretávajú dve protichodné požiadavky – dostupnosť dokumentu pri jeho spracovaní a potreba jeho ochrany pred stratou, zničením alebo zneužitím.

Riešením je Dokument manažment systém.

dms schema

ŽP SOFT® DMS je navrhnutý ako plne flexibilný a konfigurovateľný systém, ktorý umožňuje definovať ľubovoľný typ dokumentu, ktorý je charakterizovaný kľúčmi dokumentu. Tieto kľúče – pomocné údaje sú ukladané spolu s dokumentom a charakterizujú daný dokument. Pomocou nich je možné dokumenty identifikovať, vyhľadávať a sprístupňovať.

dms schema2

Pre rozšírenie spôsobov vyhľadávania je možné využiť aj fulltextové vyhľadávanie, ktoré je však pre daný typ dokumentu potrebné najprv aktivovať. Pri následnom ukladaní dokumentu potom dochádza k jeho analýze a vytvoreniu indexov, ktoré sú využité pri fulltextovom vyhľadávaní.

Táto aplikácia umožňuje prostredníctvom webového prehliadača dokumenty ukladať, vyhľadávať a prezerať. Dokumenty ako také sú ukladané spolu s kľúčmi do databázového servera.

Dodávané je taktiež API rozhranie (Application Programming Interface), ktoré umožňuje integrovať systém ako súčasť iných systémov. Rozhranie systému je sprístupnené prostredníctvom webových služieb a je teda možné vytvoriť si vlastné klientské rozhranie.

ŽP SOFT® DMS chráni dokumenty autentifikáciou používateľov a autorizáciou prístupu.